Registro
¿Qué es el módulo Registro?
Es el Registro General del ayuntamiento: donde se anotan oficialmente los documentos que entran (solicitudes, escritos de la ciudadanía y de otras administraciones) y los que salen (notificaciones, comunicaciones). Cumple la Ley 39/2015 y permite el intercambio con otras administraciones.
Antes de empezar
El acceso se controla por roles y permisos. Los documentos registrados se archivan en el módulo Documental, y los avisos llegan a través de la barra superior y de tus tareas.
Conceptos básicos
| Término | Qué es |
|---|---|
| Asiento registral | Cada anotación del registro, con su número y fecha. Puede ser de Entrada (E) o de Salida (S). |
| Interesado | La persona o entidad que presenta o recibe el documento. |
| Oficina de registro | El punto físico donde se registra (sede central, tenencias…). |
| Recibo / CSV | El justificante que se entrega tras registrar, con un Código Seguro de Verificación para comprobar su autenticidad. |
| DIR3 | El directorio oficial de organismos públicos (para dirigir salidas a otras administraciones). |
| SIR | El sistema estatal que permite intercambiar registros con otras administraciones. |
Garantía de integridad
Los asientos se encadenan entre sí, de forma que cualquier manipulación posterior sería detectable. Es la garantía de que el libro de registro es fiable (ver Historial y auditoría).
Tareas habituales
1. Oficinas de registro
Da de alta y gestiona las oficinas donde se registra (con su nombre y, para las salidas a otras administraciones, su código DIR3).
2. Registrar una entrada
Es la operación más frecuente. Se hace con un asistente (wizard) en pasos:
- Datos del registro: tipo (entrada), oficina, asunto (extracto) y, si procede, descripción.
- Interesados: la persona o entidad que presenta el documento (con su documento de identidad, que se valida automáticamente).
- Documentos: adjunta los ficheros. Puedes escanear en el momento si tienes el Civis Scanner instalado.
- Asignación: a qué departamento, persona, cargo o grupo se dirige.
Al finalizar, el sistema asigna el número de registro, genera el recibo PDF (con su CSV) para entregar al interesado, y archiva el documento en el expediente correspondiente, avisando al destinatario.
3. Registrar una salida
Igual que una entrada, pero para documentos que emite el ayuntamiento. Si la salida va dirigida a otra administración, se indica su organismo DIR3 y el documento podrá enviarse por SIR.
4. Consultar y buscar registros
En el listado puedes filtrar por tipo (entrada/salida), estado, ejercicio, referencia, asunto o destinatario. Desde la ficha de cada registro ves todos sus datos, sus interesados, sus adjuntos y su historial.
5. Anular o rechazar
- Anular un registro (con su motivo) cuando no debe surtir efecto.
- Rechazar un registro de entrada que no cumple los requisitos (con su motivo).
Ambas acciones quedan registradas con quién y por qué.
6. Bandejas SIR (intercambio con otras administraciones)
El SIR permite enviar y recibir registros de otras administraciones sin papel:
- Bandeja de salida: los registros dirigidos a otra administración se envían automáticamente (con reintentos si el servicio no responde).
- Bandeja de entrada: los registros que llegan de otras administraciones se reciben y se aceptan para tramitarlos.
7. Catálogo DIR3
Consulta el directorio de organismos (DIR3) para localizar a qué administración diriges una salida. El catálogo puede ampliarse importando el listado oficial.
Tablas y configuración del módulo
| Tabla / catálogo | Qué contiene |
|---|---|
| Oficinas de registro | Los puntos de registro del ayuntamiento (con su DIR3 para salidas). |
| Catálogo DIR3 | El directorio oficial de organismos públicos. |
| Códigos postales | El catálogo de códigos postales para los domicilios de los interesados. |
El Civis Scanner
Para digitalizar documentos en papel directamente desde la pantalla de registro, el equipo necesita tener instalado el Civis Scanner (un pequeño programa que conecta el escáner con la aplicación). Si no está instalado, la aplicación te avisa de cómo obtenerlo.
¿Quién puede hacer qué?
El acceso se controla por permisos. A grandes rasgos:
| Si puedes… | Es porque tienes un permiso de… |
|---|---|
| Registrar entradas/salidas | entrada: crear / salida: crear. |
| Consultar registros | entrada/salida: listar / ver. |
| Anular o rechazar | entrada/salida: anular / rechazar. |
| Usar las bandejas SIR | bandeja. |
| Gestionar oficinas | oficina: gestionar. |
| Consultar o sincronizar DIR3 | dir3. |
El perfil de referencia es el Jefe de Registro, que reúne el grueso de estos permisos; las jefaturas y colaboradores de departamento pueden ver los registros que les corresponden.
¿Buscas el detalle técnico?
Esta página es el manual de uso. Para el SIR, el formato SICRES, la cadena de integridad, DIR3 y el recibo con CSV en detalle, consulta Registro (técnico).