Historial y auditoría
En una administración pública es imprescindible poder demostrar qué se hizo, quién lo hizo y cuándo. Gestión Civis registra automáticamente las acciones relevantes para garantizar trazabilidad.
Todo queda registrado
Cuando creas, modificas, apruebas, firmas o anulas algo, el sistema guarda un registro con:
- Quién realizó la acción.
- Cuándo (fecha y hora).
- Qué se hizo y sobre qué documento o expediente.
- Cuando procede, el antes y el después del cambio y el motivo.
Trabajas siempre a tu nombre
Como cada acción queda asociada a tu usuario, nunca compartas tu cuenta: lo que se haga con ella se te atribuirá a ti.
El historial del sistema
Las personas con permiso pueden consultar el Historial del sistema, donde se ve la actividad registrada y se puede filtrar y buscar (por usuario, tipo de acción, fecha, documento…). Es la herramienta para:
- Reconstruir qué pasó con un expediente.
- Resolver dudas sobre quién hizo un cambio y por qué.
- Responder a auditorías internas o externas.
Dos niveles de registro
- Historial funcional: el relato comprensible de lo ocurrido ("Fulano aprobó el documento X con el motivo Y"). Pensado para personas.
- Auditoría técnica: el registro detallado para soporte y cumplimiento (incluye datos técnicos de cada operación).
Trazabilidad reforzada
Algunos documentos cuentan con garantías adicionales de integridad. Por ejemplo, en el módulo Registro los asientos se encadenan entre sí, de forma que cualquier manipulación posterior sería detectable. Los documentos firmados llevan además su código de verificación (CSV) para comprobar su autenticidad (ver Circuitos de firma).