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Control de acceso

Además de los roles y permisos generales, Gestión Civis permite controlar quién puede ver un expediente o documento concreto. Es la diferencia entre "puedo ver expedientes" (un permiso general) y "puedo ver este expediente" (un acceso particular).

Idea clave

Tener permiso para ver expedientes no significa poder ver todos. Solo verás aquellos a los que se te haya dado acceso, salvo que tu rol tenga el privilegio de ver todos.

Dos niveles de acceso

flowchart TB
    E["📁 Expediente<br/>(acceso a la carpeta entera)"] --> U["📄 Documento<br/>(acceso a un documento concreto)"]
  • Acceso al expediente: regula quién puede entrar en la carpeta y ver su contenido.
  • Acceso al documento: dentro de un expediente accesible, un documento concreto puede tener su propia restricción (p. ej. un informe reservado).

Acceso libre o restringido

Cada expediente o documento puede estar en uno de dos modos:

Cualquier persona con el permiso general correspondiente puede verlo. Es lo habitual para la documentación ordinaria.

Solo pueden verlo las personas, cargos, departamentos o grupos que se indiquen expresamente. Se usa para asuntos sensibles (personal, expedientes disciplinarios, datos protegidos…).

A quién se puede dar acceso

Cuando un expediente o documento es restringido, defines quién entra eligiendo cualquier combinación de:

  • Usuarios concretos.
  • Roles.
  • Departamentos enteros.
  • Grupos de usuarios.
flowchart LR
    R["🔒 Documento restringido"] --> U["👤 Usuarios"]
    R --> Ro["🎚️ Roles"]
    R --> D["🏢 Departamentos"]
    R --> G["👥 Grupos"]

Cómo se gestiona

  1. En la ficha del expediente o del documento, abre Control de acceso.
  2. Activa el modo restringido.
  3. Añade los usuarios, roles, departamentos o grupos que deban acceder.
  4. Guarda. A partir de ese momento, solo ellos verán el contenido.

Da acceso por departamento o grupo siempre que puedas

Es más cómodo y duradero conceder acceso a un departamento o grupo que a personas una a una: cuando alguien entra o sale del equipo, el acceso se ajusta solo.

Los libros de registro también tienen acceso

Los libros (de decretos, de resoluciones…) controlan igualmente quién puede consultarlos. Así, un libro puede estar disponible para unos departamentos y no para otros.

Para el equipo técnico

El detalle de las relaciones de acceso (usuario/rol/departamento/grupo) a expedientes y unidades documentales, y el papel del flag acceso_restringido, está en el manual técnico: Documental → Control de acceso.